Едно мотивационно писмо често е подценявано от кандидатите, но то може да има силно въздействие върху процеса на подбор. Много рекрутъри все още му отдават голямо значение, а някои компании изобщо не приемат кандидатури без мотивационно писмо.

• В тази статия ще научите повече за:
• Историята на мотивационното писмо
• Защо мотивационното писмо е важно
• Как да напишете мотивационно писмо

Грешки, които да избягвате при писането на мотивационно писмо

Как да впечатлите рекрутърите с мотивационно писмо

Мотивационното писмо — тогава и сега

За разлика от CV-то, за което често се казва, че е било изобретено от Леонардо да Винчи, за произхода на мотивационното писмо се знае много по-малко. Този полезен инструмент в процеса на подбор се появява доста по-късно, около 1930 г.

През втората половина на XX век Съединените щати преминават от индустриална икономика към икономика, базирана на услуги, а служителите в този сектор стават известни като „бели якички“.

Работата на „белите якички“ и мотивационното писмо

Историята на мотивационното писмо е тясно свързана с възникването и развитието на сектора на услугите. Индустриалните работници, които директно произвеждат стоки и комунални услуги, обикновено нямат пряк контакт с клиентите.

Изразът „cover letter“ се появява за първи път на 23 септември 1956 г. във вестник The New York Times, във връзка с позиция, описана като „Dutch Paint Boy“, по същество за наемане на „индустриален химик за бои“.

През 1958 г. терминът „cover letter“ се появява едновременно в четири от най-важните вестници в Съединените щати: The New York Times, The Wall Street Journal, The Chicago Tribune и The LA Times. Това е знак, че терминът и практиката вече са широко разпространени.

Мотивационните писма бележат изключителен ръст, започвайки около 1965 г.

Появява се истинска издателска индустрия, която създава книги с насоки как да се пише подобно представяне на уменията. Историците смятат книгата на Ервин Фогел от 1971 г. — How to Write Your Job-Getting Resume and Cover Letter — за ключова отправна точка в историята на мотивационното писмо (и тя все още се продава онлайн днес).

Годината 1990 е описана от същите историци като „годината на славата на истерията около мотивационните писма“. Книгите продължават да се множат, а по-късно се разширяват в уебсайтове и дори комплекти със слайдове, продавани за стотици долари.

Мотивационните писма днес

Стив Хохщат, ръководител на Катедрата по история в Bates College, е убеден, че мотивационното писмо е най-важният документ в една кандидатура за свободна позиция.

„Писмото ви дава възможност не само да опишете квалификациите, придобити чрез обучение, но и да демонстрирате уменията си за писане“, заявява Хохщат.

Мотивационното писмо често се възприема като изкуство, а не като чисто технически документ, както бихме описали CV-то. Това обаче не означава, че няма правила или структура. Добре написаното мотивационно писмо обикновено трябва:

• да не надвишава 2 страници

• да включва 3–5 абзаца

• да обяснява защо е написано (защо кандидатствате за позицията)

• да споменава какво ви е привлякло в позицията

• накратко да описва образованието и опита ви

• убедително да аргументира защо сте най-подходящият кандидат за ролята

Тези точки могат да се разглеждат като общи насоки, а не като универсални правила. Все пак е препоръчително да не надвишавате две страници, тъй като рискувате да загубите вниманието на читателя.

Също така трябва да се фокусирате върху уменията, които реално ви помагат да получите позицията.

Днес все повече компании изискват мотивационно писмо при кандидатстване, но два сектора се открояват:

• Технологичните компании, които се интересуват особено от уменията на кандидата и често ги тестват строго

• Маркетинговите и рекламните агенции, където умението за писане е критично, а способността да описваш нещо убедително е от съществено значение

През последните години много държавни институции и неправителствени организации също изискват мотивационни писма, като ги третират като „отварящ пътя“ документ преди по-техническото CV. Това подчертава не само значението на мотивационните писма, но и факта, че компаниите все повече търсят таланти, които пасват на тяхната култура и конкретни нужди.

Защо трябва да напишете мотивационно писмо

Може би се питате какъв е смисълът да пишете мотивационно писмо, когато много кандидатури дори не биват разглеждани.

„Защо да си губя времето с това?“

За да отговорим на този въпрос, ето шест причини защо този документ все още е актуален и може да увеличи шансовете ви да стигнете до интервю.

1. Можете да използвате повече ключови думи

Все по-често рекрутърите използват софтуер, който филтрира и подбира кандидати чрез ключови думи, смятани за релевантни за дадена позиция. Мотивационното писмо ви дава възможност естествено да включите повече от тези ключови думи, често взети от описанието и отговорностите на позицията.

2. Можете да добавите дълбочина към постиженията си

В CV-то обикновено изброявате няколко ключови постижения от предишни роли или проекти. В мотивационното писмо можете да обясните как сте постигнали тези резултати и какво реално сте направили, за да ги постигнете.

3. Можете да споделите лични истории и връзки

Мотивационното писмо ви позволява да добавите контекст, който обяснява интереса ви към компанията или позицията. Например дипломната ви работа или изследователски проект може да е бил свързан с тази компания или индустрия.

4. Можете да демонстрирате силни писмени комуникационни умения

Ако писането е изискване за позицията, няма по-добро доказателство от самото добре написано мотивационно писмо.

5. Показвате, че сте правилният избор

Обясняването как вашият опит и силни страни ще помогнат на компанията да се развива улеснява рекрутърите да видят връзката между вас и позицията — и ги насърчава да ви поканят на интервю.

6. Демонстрирате постоянство

В края на писмото може да е полезно да споменете, че ще направите последващ контакт след определен период, за да проверите статуса на кандидатурата. Това показва инициатива и постоянство.

За съжаление, този подход е труден при кандидатстване чрез платформи за работа, които не предоставят директни данни за контакт с рекрутъра. Ако наистина искате да се отличите, вложете допълнително усилие, за да откриете кой отговаря за подбора в компанията. В този случай LinkedIn може да бъде изключително полезен.

И не забравяйте: всяка допълнителна стъпка, която предприемете в сравнение с останалите кандидати, може да ви направи забележими.

Как да напишете мотивационно писмо

Работодателите получават стотици мотивационни писма всеки ден, затова е от съществено значение вашето да се откроява.

Много кандидати го третират като формалност, не влагат достатъчно усилия в съдържанието му или го възприемат като задължение — което води до повърхностен документ.

„Мотивационното писмо може да направи разликата между двама кандидати с еднакво образование и квалификация“, казва Джон О’Нийл, асистент в отдела за кариерно развитие на Станфордския университет.

Избягвайте шаблоните. Има десетки онлайн и повечето кандидати ги използват — което ги прави лесно забравими.

„Трябва да мислите за аудиторията си. Кой ви чете? Как ще привлечете вниманието му и ще се отличите от тълпата?“, казва Кристен Фицпатрик, мениджър „Кариерно развитие и професионално обучение“ в Harvard Business School.

Покажете чрез съдържанието си комуникационните си умения и личността си. Убедете читателя, че сте различни и че предлагате повече от останалите 99% от кандидатите.

Не повтаряйте CV-то си

Мотивационното писмо трябва да е фокусирано върху организацията, в която кандидатствате, и конкретната позиция. Ако работодателят вече е прочел CV-то ви и открие същия списък с позиции и в писмото, това се превръща в загуба на време.

Вместо това пишете за проекти, в които сте участвали, и как сте постигнали резултати. Най-важното — покажете, че разбирате целите на организацията, че имате идеи и че можете да внесете креативност и добавена стойност.

Избягвайте общи твърдения

След като напишете писмото си, прочетете го няколко пъти, за да премахнете клишета и неподкрепени мнения.

Ако напишете: „Аз съм трудолюбив“ или „Мога да работя много усилено“, вие просто повтаряте това, което казват повечето кандидати.

„Докажете, че сте трудолюбив чрез съдържанието на писмото“, добавя Джон О’Нийл.

Направете проучване

Научете възможно най-много за компанията. Ако можете, говорете със служител или се срещнете с някого на кафе. Кандидат, който показва осведоменост за проекти на компанията, придобивания или публични изяви на ръководството, вече е една стъпка напред.

Ако не демонстрирате сериозна подготовка, рекрутърите могат да се усъмнят в способността ви да се подготвяте адекватно за срещи с вземащите решения.

Фокусирайте се върху това, което предлагате — не върху това, което харесвате

Кристен Фицпатрик отбелязва, че много кандидати пишат колко много харесват компанията, за която кандидатстват. „Знаете ли колко писма получава Apple с изречението ‘Не мога да живея без iPhone’? Много.“

Компаниите не наемат от благотворителност. Те наемат, за да решат проблем и да запълнят роля. Вашето мотивационно писмо трябва да покаже, че вие сте човекът, който може да го направи.

Как да впечатлите рекрутърите с мотивационно писмо

Мотивационното писмо може да се превърне във вашето тайно оръжие и да направи разликата, когато работодателите трябва да избират между стотици кандидати.

HR специалистите казват, че мотивационните писма са по-важни, отколкото повечето кандидати предполагат. Докато CV-то показва опит и професионален път, мотивационното писмо ви позволява да представите личността си.

1. Персонализирайте всяко мотивационно писмо

Най-голямата грешка е да копирате стандартен формат и само да смените името на компанията. Още от първото изречение трябва да е ясно, че говорите за Позиция X в Компания Y.

2. Покажете отношение и намерение

Проучвания потвърждават, че работодателите често се интересуват повече от нагласата на кандидата, отколкото само от образованието или опита. Първите ви редове трябва ясно да показват с какво се отличавате.

3. Подчертайте ползата за работодателя

Рекрутърите са прагматични. Те предпочитат силни бизнес аргументи пред поетичен или неясен език. Подчертайте стойността, която ще донесете.

4. Избройте ясно постиженията си

За разлика от CV-то, в мотивационното писмо можете да представите ключови постижения с кратки, конкретни примери от професионалния си опит.

5. Отговорете на изискванията в обявата

За да покажете истинска персонализация, адресирайте най-важните изисквания в обявата и демонстрирайте, че им отговаряте. Отнасяйте се към обявата като към чеклист.

6. Бъдете креативни — но не арогантни

Всеки метод, който ви помага да се отличите, може да проработи, стига да не изглежда като арогантност или показност. Не се страхувайте да бъдете креативни във формата и представянето и подчертавайте силните си страни.

Грешки, които да избягвате при писането на мотивационно писмо

Преди да изпратите мотивационното си писмо, уверете се, че не допускате някоя от следните грешки.

1. Да не изпратите мотивационно писмо изобщо

Дори когато не е задължително, много мениджъри по подбор оценяват негативно кандидатите, които не са положили усилие.

2. Да не прочетете внимателно описанието на позицията

Обявите често съдържат инструкции. Някои мениджъри изискват да обясните определен тип опит или да отговорите на конкретни въпроси в мотивационното писмо. Тези инструкции не са по избор — игнорирането им може да навреди на шансовете ви.

3. Да изписвате грешно името на компанията

Почти всеки рекрутър е виждал това. Често се случва, защото кандидатите не проверяват текста. Помолете друг човек да прочете писмото ви, за да улови грешки.

4. Да използвате едно и също съдържание за всяка компания

Ако персонализирате CV-то си за всяка позиция, трябва да правите същото и с мотивационното писмо. В противен случай рискувате да изпратите писмо, адресирано до грешната компания.

5. Да пишете резюме на живота си

Най-добрият начин да впечатлите е да обясните страстта си към позицията, а не личния си живот. Мениджърът по подбор не се интересува от роднините ви, приятелите ви или как прекарвате свободното си време.

Дръжте контекста кратък и релевантен. Например, ако кандидатствате за позиция в един град, а живеете в друг, споменете го накратко и професионално.

6. Да пишете един плътен блок текст

Мениджърите по подбор четат десетки мотивационни писма дневно. Компактен, неструктуриран „стенен“ текст е труден за четене и бързо се забравя.

Използвайте кратки абзаци, ясна структура и подчертавайте ключовите точки.

7. Да бъдете прекалено скромни или прекалено агресивни

Не завършвайте с нещо от рода на: „Ще ви се обадя следващата седмица, за да насрочим интервю.“ Това може да прозвучи агресивно.

В същото време избягвайте прекалено скромен език, който звучи като ласкателство.

Най-добрият тон е прост и директен:
„Бих приветствал възможността да обсъдим позицията с вас.“

8. Да не отговорите на ключовия въпрос: „Защо искате тази работа?“

Често кандидатите се фокусират силно върху квалификации и умения и забравят да отговорят на най-важния въпрос в съзнанието на рекрутъра: защо тази позиция?

За да превърнете мотивационното си писмо от общ документ в нещо, което подкрепя кандидатурата ви, прегледайте всяко изречение и се запитайте дали отговаря на „Защо?“

Заключение

Мотивационното писмо е инструмент, който трябва да използвате стратегически в процеса на подбор. То може да ви помогне да се откроите пред рекрутърите и ви дава шанс да разширите разказа за постиженията си — включително трудни ситуации, с които сте се справили успешно.

Отделете повече внимание на мотивационното си писмо и избягвайте попълването на готов шаблон от интернет. Колкото по-автентични и креативни сте, толкова по-големи са шансовете ви да се отличите.